dinsdag 31 maart 2009

Op weg naar een Limburgs e-depot (een gastblog van Mart Bohnen)

Mart Bohnen is archivaris bij het Bisdom Roermond en was initiatiefnemer van de Denktank Limburgs e-depot.

Sinds 1990 is bij het bisdom Roermond sprake van een toenemend gebruik van ICT bij de uitvoering van de werkprocessen. Met name de laatste jaren neemt de omvang van de digitale gegevens gestaag toe. Net als bij veel andere organisaties was het beheer van gegevens in digitale vorm van oudsher het domein van de afdeling ICT en ontfermde de archivaris zich alleen over het papier.
Wanneer het bij de digitale gegevens gaat om archiefbescheiden die deels ook op de langere termijn duurzaam toegankelijk moeten zijn, schuilt in deze traditionele taakverdeling een potentieel gevaar. Dit besef is vandaag de dag in Roermond nog nauwelijks aanwezig. Als archivaris probeer ik het diocesaan bestuur al enige tijd ervan te overtuigen dat ook bij het beheer van digitale gegevens rekening dient te worden houden met archivistische uitgangspunten, wil men de raadpleegbaarheid en authenticiteit van digitale gegevens op termijn kunnen garanderen. Behalve het op gang brengen van dit bewustmakingsproces binnen onze organisatie, vind ik het tevens noodzakelijk om het voortouw te nemen bij het in kaart brengen van de wijze waarop de theoretische oplossing voor dit probleem – het e-depot – in de praktijk bij het bisdom zijn beslag zou kunnen krijgen.
Dat voor het beantwoorden van dit vraagstuk aansluiting wordt gezocht bij oplossingen die de wereldlijke overheid dienaangaande nastreeft, is minder opmerkelijk dan het in eerste instantie lijkt. Om te voldoen aan de kerkrechtelijke voorschriften aangaande het archief- en informatiebeheer heeft de bisschop immers in 2004 voor zijn diocees een archiefregeling uitgevaardigd die deels is ontleend aan de Archiefwet en aan de ministeriële regelingen ex artikel 11, 12 en 13.

Vanuit de verwachting dat er bij meer collega-archivarissen in Limburg behoefte zou bestaan aan een praktisch antwoord op het digitale duurzaamheidsvraagstuk, heb ik tijdens de ledenvergadering van de Kring van Archivarissen in Limburg (KVAL) in de achterliggende periode meerdere malen aangedrongen op de totstandkoming van een werkgroep die zich op structurele wijze verdiept in het zoeken naar praktische oplossingen voor dit probleem. Zoals zo vaak in dit soort situaties, krijgt degene die het hardst ergens naar vraagt uiteindelijk zelf het verzoek om actie te ondernemen.
Het verzamelen van geschikte kandidaten die bereid waren zitting te nemen in een werkgroep verliep buitengewoon voorspoedig en zo ontstond medio 2008 de Denktank Limburgs e-depot, bestaande uit Ingmar Koch, Jo van der Meij, Geert Luykx en ondergetekende.
Tijdens de voorjaarsvergadering van de KVAL, op 25 maart jl., heeft de Denktank zijn plan van aanpak ontvouwd voor het oplossen van het digitale duurzaamheidsprobleem in onze provincie. We hebben het bestuur van KVAL een tweeledige aanpak voorgesteld: een gefaseerde realisatie van een e-depot in Limburg en de oprichting van een Platform Digitale Duurzaamheid.

Ons advies was gebaseerd op bevindingen, opgedaan tijdens gesprekken met de verschillende Limburgse archiefdiensten. Alle archiefdiensten beheren momenteel digitale gegevens, maar van originele archiefbescheiden in digitale vorm is slechts incidenteel sprake. Voor het merendeel gaat het om reproducties en documentatie. Bij alle archiefdiensten ontbreekt het momenteel aan voorschriften voor het beheer van de digitale bestanden. Ook is er nauwelijks zicht op de omvang en de aard van de digitale gegevens die in de nabije toekomst door de administratie worden overgebracht. Nergens lijken basisvoorzieningen aanwezig te zijn om de leesbaarheid, authenticiteit, inhoud en context van de archiefgegevens gedurende de administratieve fase te kunnen garanderen. Het merendeel van de archiefdiensten voelt voor samenwerking bij het oplossen van het digitale duurzaamheidsvraagstuk in Limburg, maar over de wijze waarop deze samenwerking gestalte dient te krijgen, wordt verschillend gedacht. Dit laatste geldt ook voor de rol die de archivaris hierbij moet spelen (proactief of alleen signalerend), voor het tijdstip van overbrenging (zo spoedig mogelijk, pas na twintig jaar of helemaal niet) en voor de aard/inhoud van het e-depot (digitale archiefbewaarplaats of ook digitale archiefruimte; alleen archiefdocumenten of ook reproducties en documentatie).

Na enige discussie heeft het bestuur van KVAL ingestemd met ons voorstel. Het streven is nu om vanaf september 2009 van start te gaan met diverse werkgroepen die elk op een specifiek terrein hun bijdrage moeten leveren aan het te realiseren handboek e-depot. Daarnaast dient er een eisenpakket te worden vastgesteld voor de hard- en software. Uitgangspunt voor de werkgroepen is dat niet zelf het wiel dient te worden uitgevonden. Van producten die elders zijn ontwikkeld, dient kritisch te worden onderzocht of ze bruikbaar zijn of bruikbaar kunnen worden gemaakt voor het Limburgse e-depot.
Na het ontwikkelen van de benodigde producten, breekt de zogenaamde laboratoriumfase aan waarin deze producten op hun toepasbaarheid worden getest en waar nodig bijgesteld. De verwachting bestaat dat de werkgroepen in het najaar van 2010 hun eerste producten kunnen leveren. Na afronding van de laboratoriumfase - waarvan de duur op voorhand niet valt te voorspellen - ontstaat het definitieve e-depot. Daarmee begint ook de permanente organisatie.
Tot en met de laboratoriumfase is sprake van een informele samenwerking. Wie mee wil doen, doet mee. Ook andere partners uit de culturele sector (onderwijs, museum- en bibliotheekwezen) zijn welkom. De Denktank fungeert bij dit alles als stuurgroep.

Naast deze gefaseerde realisatie van het e-depot gaat de Denktank aan de slag met het oprichten van een Platform Digitale Duurzaamheid. Het betreft het organiseren van themadagen en praktijksessies over digitale onderwerpen. Uit de gesprekken bij de archiefdiensten bleek namelijk ook dat er veel behoefte is aan uitwisseling van informatie. Het gaat niet alleen om informatie over e-depots, maar vooral ook over de wijze waarop de digitale informatievoorziening in de administratie kan worden georganiseerd. Het Platform is tevens toegankelijk voor de Brabantse archivarissen en de Limburgse gemeenten zonder archivaris.

Ook als bisdom willen we graag tot op zeker moment onze bijdrage leveren aan de gefaseerde realisatie van een Limburgs e-depot. Wat de uiteindelijke organisatievorm van het e-depot betreft, denk ik overigens eerder aan een toekomstig e-depot voor alle bisdommen in Nederland gezamenlijk, dat ook bestemd zal zijn voor het bewaren van digitale gegevens van parochies en andere aan de bisschoppen gelieerde rooms-katholieke instellingen, dan aan een definitieve participatie van het bisdom Roermond in een Limburgs e-depot. Deze - louter persoonlijke - gedachte wordt gevoed door het feit dat het ICT-beheer voor alle bisdommen landelijk is georganiseerd en dat men gebruikmaakt van één technische infrastructuur en van één integraal informatiesysteem. Als archivaris probeer ik te bewerkstelligen dat bij de inrichting en bij het beheer van dit mogelijk te realiseren interdiocesane e-depot rekening wordt gehouden met de archivistische uitgangspunten. Dit laatste geldt ook voor het beheer van de digitale gegevens gedurende de administratieve fase. Vandaar dat ik graag samen met onze landelijke IT-coördinator actief mee willen werken aan de totstandkoming van een handboek e-depot en aan de ontwikkeling van een eisenpakket waaraan de hard- en software voor het e-depot moet voldoen. Op basis van deze producten zouden de gezamenlijke bisdommen zelf een laboratoriumfase kunnen uitvoeren, parallel aan die van het Limburgs e-depot, om antwoord te krijgen op de vraag of een interdiocesaan e-depot een haalbare kaart is.

maandag 23 maart 2009

De opkomst van de aarde

Vorig jaar berichtte Chido op het Archiefforum over de NASA die computertapes met gegevens van de Apollo-maanlanders weer had teruggevonden.

Bij deze werelberoemde foto uit 1966, geldt een vergelijkbaar verhaal.
De foto werd gemaakt door Lunar Orbiter 1 en het was de eerste keer dat de Aarde als een volledige planeet gezien kon worden. Tot enkele maanden geleden kende de wereld alleen een foto die er een stuk beroerder uitzag.

In 1966 en 1967 stuurden de Verenigde Staten, om de geplande maanlanding voor te bereiden vijf onbemande ruimteschepen naar de maan. Het doel van deze Lunar Orbiters was om het volledige maanoppervlak te fotograferen, zodat een goede landingsplek voor de Apollo’s kon worden uitgezocht. In totaal stuurden de Orbiters in twee jaar bijna 2000 foto’s van het maanoppervlak terug naar de aarde. Daar werden de originelen opgeslagen op ‘2 inch wide tape’. De foto's die destijds op televisie uitgezonden werden en nu nog op de website van NASA staan, waren slechts gruizige en vervormde ‘snapshots’ van de originelen, de resolutie was gehalveerd en de ‘dynamic range’ was tot een kwart teruggebracht.
Dat de afbeelding hiernaast nog bestaat, is vooral te danken aan Nancy Evans, die in 1970 voorkwam dat de ruim 25000 banden bij NASA vernietigd werden. Overigens was het opslaan van de tapes, maar een deel van haar probleem. Zolang ze niet de beschikking had over een R-900 Ampex tapedrive, kon ze de banden niet raadplegen.

“But only a few dozen of the machines had been made for the military. The $330,000 tape drives were electronic behemoths, each 7 feet tall and weighing nearly a ton.”

Eind jaren tachtig slaagde ze er in de hand te leggen op vier kapotte tapedrives en omdat haar baas het eigenlijk al onzin vond dat ze de tapes bewaarde, sloeg ze de vier machines maar op in haar eigen garage.

In de LA Times van 22 maart 2009 wordt verder beschreven hoe NASA aangaf dat het waarschijnlijk 6 miljoen dollar zou kosten om de machines weer aan de praat te krijgen en hoe het drie mannen uiteindelijk lukt één machine weer werkend te krijgen.
(Ik stel me daar trouwens een soort “Scrapheap Challenge” bij voor)
Na 42 jaar waren ze erin geslaagd de wereldberoemde foto weer in zijn oude glorie te voorschijn te toveren. De kosten daarvoor bedroegen overigens $250.000,-

Ondertussen hebben ze nog een foto 'gerestaureerd.' Hier onder elkaar de Copernicuskrater. Boven de eerder gepubliceerde foto en onder de gerestaureerde.



Uit dit verhaal blijkt maar weer eens dat duurzame toegankelijkheid tot nu toe nog altijd afhankelijk is van enkele fanatiekelingen, die over veel tijd, kennis, enthousiasme en doorzettingsvermogen beschikken.

Vanaf wanneer zou dit niet meer het geval zijn?

Via Long Now.